Jarenlang werkte ik in een internationale context aan projecten en deed veel ervaring op over wat werkt (en niet werkt) met ‘online meetings’. Hieronder een paar tips uit de praktijk om een “overleg-op-afstand” zo effectief mogelijk te maken.
Hoe effectief is een teamoverleg via Skype? Nu het Coronavirus om zich heen grijpt, blijven steeds meer mensen thuis en bellen ze in voor teamoverleggen. En met de huidige technologie, zoals met Skype, Zoom of Teams zou dat ook geen probleem moeten zijn. Fijn, want dan blijven al gehoest en geproest thuis. Maar hoe doe je dat precies, zo’n online meeting faciliteren? Want dat is écht anders dan wanneer je met elkaar in één ruimte zit.
Tips voor effectieve ‘online meetings’
1. Benoem een duidelijke voorzitter die ook de discussie “op naam” faciliteert – bij een face-to-face overleg kun je elkaars gezichtsuitdrukking zien en inschatten of mensen het eens zijn met het besproken onderwerp of niet. Je ziet het als mensen nog even aan het nadenken zijn. In een overleg via Skype, kun je dat niet observeren en zul je mensen met naam moeten noemen om hun input te krijgen. Stilte betekent immers niet dat iemand het ermee eens is.
2. Maak duidelijke afspraken over de interactie voor een effectief werkoverleg. Vaak is er sprake van achtergrondgeluid als iedereen ‘de lijn open heeft’, dus kun je afspreken dat iedereen op ‘dempen’ staat en alleen het geluid aanzet als hij/zij wat wil vragen. Je kunt ook afspreken dat iedereen op ‘dempen’ blijft staan en een vraag/opmerking in het chat-venster plaatst, waarna de voorzitter het moment van bespreken bepaalt.
3. Doe een Check In – zorg dat iedereen aan het begin van de meeting zich even laat horen. Bijvoorbeeld door de vraag “Hoe voel je je, en wat vind jij belangrijk t.a.v. van deze meeting?”. Mochten er heel veel deelnemers zijn en dat te veel tijd kosten, laat dan in ieder geval iedereen even bevestigen dat hij/zij het goed kan horen, en ook goed te horen is. Dus dat de audio in orde is. Zeker als je interactie wilt en niet een eenrichtingsverhaal, is het belangrijk dat iedereen even zijn stem gebruikt.
4. Zorg dat iedereen kan “landen” in de meeting – bij een online-afspraak ontbreekt het moment waarop je elkaar tegenkomt bij de koffieautomaat op weg naar de overlegruimte. Door het missen van deze “mentale voorbereiding”, is het verstandig wat meer tijd dan normaal te besteden aan het toelichten van de aanleiding en doel van het overleg. Daarbij kun je nog even teruggrijpen naar wat er vorige keer besproken of besloten is. Dan weet je zeker dat iedereen weer “on the same page” is en aandacht heeft voor de onderwerpen van vandaag.
5. Gebruik visuele ondersteuning van het verhaal – Zorg dat je de agenda toont op het scherm zodat deelnemers weten waar je bent qua onderwerpen. Gebruik en deel de slides met enkele bullet-points op het scherm, zodat het voor iedereen zichtbaar is. Doe dit ook voor onderwerpen waarvoor je normaal geen slides zou gebruiken. Mensen zijn sneller afgeleid als ze individueel achter hun computer zitten, dus extra middelen om ze bij de les te houden, vergroot de effectiviteit van de bijeenkomst.
6. Maak slim gebruik van de mogelijkheden van online tools – het gebruik van een online overleg biedt voordelen. Je kunt bv online enquêtes inzetten om te peilen hoe deelnemers denken over een bepaald onderwerp. Mocht je willen brainstormen, kun je een blanco pagina tonen (‘whiteboard), waarop elke deelnemer vanachter zijn eigen computer zelf ideeën intypt. Dit kan elke deelnemer tegelijk doen en wat geschreven wordt, is meteen voor iedereen zichtbaar. Je hebt snel veel input wat vervolgens per item besproken kan worden (de voorzitter faciliteert). Na afloop kun je het ‘whiteboard’ of de ‘enquête’ opslaan, waarmee je de informatie gelijk digitaal hebt.
Kortom, online-meetings kunnen heel effectief zijn, mits je de manier van faciliteren van het overleg aanpast. Wie heeft er nog meer tips voor effectieve online-meetings?
Mocht je willen sparren over hoe je het meeste kunt halen uit een team,- of projectoverleg, aarzel dan niet om mij te benaderen.